Tout ce que les dirigeants, secrétaires généraux et directions juridiques d'ETI se demandent sur l'infrastructure juridique, la conformité et la gestion des risques tiers.
Nos équipes répondent à vos questions et cadrent un premier diagnostic.
Un socle commun qui permet d'organiser, d'exécuter, de tracer et de piloter dans la durée les sujets juridiques, éthiques et de conformité, ainsi que les responsabilités, validations, preuves et données qui leur sont associées. L'idée n'est pas d'ajouter un outil de plus, mais de créer une base de vérité utile à toute l'entreprise.
Un outil expert optimise un périmètre et produit un ROI local. Une infrastructure structure plusieurs périmètres et leurs interactions : elle réduit l'effort de chaque chantier suivant et crée un socle réutilisable. Autrement dit, l'outil traite un besoin identifié, l'infrastructure prépare les besoins futurs.
Une app couvre un sujet donné (délégations de pouvoir, cadeaux et invitations, conflits d'intérêts, contrats…). Un cluster est l'espace qui centralise les données, les actions et les preuves d'un périmètre, ce qui donne la traçabilité et la collaboration. Toutes les apps partagent la même logique, d'où une prise en main homogène d'un sujet à l'autre.
Le system of record fiabilise la donnée, les référentiels, les responsabilités et la preuve. Le system of execution organise les parcours : validations, exceptions, escalades, tâches. Le system of control exploite le tout pour piloter, contrôler et consolider les indicateurs. [à trancher JM : « execution » (livre blanc / pages ETI) vs « operation » (docs produit)]
Une plateforme comme Legalcluster centralise les données, améliore la collaboration entre services, automatise les workflows et simplifie la gestion des tâches juridiques. Elle offre une vue d'ensemble stratégique, réduit les risques et accroît l'efficacité opérationnelle de la DJ.
Une plateforme globale est idéale pour centraliser l'ensemble des données et garantir la cohérence entre les processus, notamment dans des environnements complexes. Parce que nos apps sont conçues pour interagir entre elles, vous pouvez gérer vos différentes tâches tout en restant dans un environnement unique. De plus, l'accumulation de solutions individuelles peut conduire à une complexification de vos tâches, ce qui est contraire à l'objectif recherché.
Pour réussir la digitalisation de la gestion de ses filiales et participations, il faut d'abord identifier les parties prenantes de cette gestion (mandataires, juristes, DAF, conseils…) et leurs attendus propres. Il faut ensuite comprendre leurs interactions dans le cadre de cette gestion, les processus et workflows applicables. Il faut enfin maîtriser la donnée qui leur sera utile dans ce cadre. À partir de là, votre projet de digitalisation doit viser à faciliter la vie de ces parties prenantes dans la mise en œuvre de leurs processus et la gestion et la valorisation des données utiles.
Le principe de collaboration est essentiel parce que les données relatives à vos entités juridiques sont des « communs » de l'entreprise : elles impliquent forcément dans le temps de multiples parties prenantes qui, pour être efficaces entre elles, ont besoin de pouvoir communiquer, collaborer et engager des actions régulières de manière fluide et asynchrone autour de ces données. C'est pourquoi Legalcluster met la collaboration au cœur de l'expérience utilisateur.
Toute la donnée corporate structurée cluster par cluster est centralisée pour en permettre l'audit, le rapportage et le croisement avec les autres données de la plateforme. Ainsi, en fonction des apps déployées, vous pouvez croiser cette donnée avec vos contrats, vos données de liens d'intérêts, de contentieux, de cadeaux et invitations, etc. pour en tirer le maximum de valeur.
La digitalisation des délégations de pouvoir est un exercice difficile, car les délégations sont des réalités « composites ». Pour créer une délégation, vous devez mobiliser plusieurs types de référentiels : des référentiels de personnes (qui sont les délégants/délégataires, en quelles qualités ?), des référentiels d'organisation (quelle société, quel établissement au sein de la société ?), des référentiels opérationnels (commercial, marketing, RH, juridique), etc. Pour digitaliser vos délégations, vous devez d'abord vous assurer de digitaliser tous ces référentiels afin de pouvoir les mobiliser à la volée. Mais vos délégations ne sont pas qu'un regroupement de référentiels : elles sont des contrats.
Les 8 piliers fondamentaux de la loi Sapin II sont : un code de conduite ; un dispositif d'alerte interne ; une cartographie des risques ; des procédures d'évaluation des tiers ; des procédures de contrôles comptables, internes ou externes ; un dispositif de formation ; un régime disciplinaire ; un dispositif de contrôle et d'évaluation interne.
Une politique de conformité efficace implique une adhésion généralisée des collaborateurs, une mise à jour régulière des procédures et une accessibilité renforcée. En choisissant Legalcluster, vous mettez l'accent sur ces trois axes de manière digitale et optimale.
L’Agence Française Anticoruption (AFA) s’attend à trouver des politiques à jour, une cartographie des risques claire, et des preuves d’application des procédures (formations, audits internes, etc.). Legalcluster centralise ces informations de manière sûre et pratique pour que vos contrôles ne se transforment pas un cauchemar.
Pour réussir la digitalisation de sa politique cadeaux et invitations, il faut prendre en compte plusieurs éléments clefs. D'une part, cette politique concerne le plus grand nombre au sein de votre entreprise : il faut donc garantir une expérience facile et efficace. D'autre part, il faut prendre en compte que les rôles de chacun varient. Un manager peut déclarer pour lui-même ou valider la déclaration d'un membre de son équipe : il faut donc une solution agile qui permette à chacun de jouer ses différents rôles sans effort particulier. Enfin, il faut garder en tête l'objectif de votre politique : il ne s'agit pas de déclarer pour déclarer, il s'agit de déclarer pour réduire les risques de corruption.
Pour réussir la digitalisation de sa politique de conflits d'intérêt, il faut être particulièrement attentif aux attendus des différentes parties prenantes. Cette exigence déclarative est sans doute l'une de celles que vos salariés considèrent comme les plus intrusives. Il faut donc rendre l'expérience la plus facile et la moins pénible possible pour qu'elle devienne une nouvelle routine.
La mise en œuvre d'une déclaration d'un lien d'intérêt va conduire différentes personnes à réaliser différentes actions, telles qu'une évaluation, un processus d'approbation et, le cas échéant, la définition et le suivi d'un plan d'action dans le temps.
Pour réussir la digitalisation de ses processus d'évaluation, il faut d'abord prendre conscience que ces derniers ne sont pas monolithiques. Ils se déploient dans des contextes variés, selon des modalités particulières mises en œuvre par des parties prenantes différentes. Ainsi, l'évaluation d'un nouveau fournisseur, d'un nouvel intermédiaire, d'un client à l'export ou encore d'une cible dans le cadre d'une opération de M&A n'impliquera ni les mêmes personnes, ni les mêmes processus. Selon notre expérience, il est indispensable de procéder à l'analyse fine de ces différents contextes afin que chaque processus soit digitalisé de manière à apporter aux parties prenantes concernées la valeur ajoutée qu'elles sont en droit d'y attendre.
Une plateforme TPRM permet de centraliser les données tierces, d'identifier les politiques applicables, de déclencher le bon niveau d'évaluation et d'orchestrer les validations entre les équipes concernées. Legalcluster aide notamment à transformer une relation avec un tiers en parcours d'évaluation structuré : préqualification, questionnaire, collecte documentaire, screening, validation interne, plan de remédiation, réévaluation ou preuve d'audit.
La gestion des risques tiers est une démarche qui permet de maîtriser les risques créés par les relations externes de l'entreprise. Elle repose sur plusieurs étapes : recenser les tiers, les classer selon leur criticité, collecter les informations utiles, évaluer les risques, prendre une décision documentée, contractualiser, suivre les alertes et réévaluer le tiers dans le temps. Elle transforme une gestion souvent dispersée entre Excel, emails et contrats en processus structuré, traçable et auditable.
La chaîne de valeur désigne l'ensemble des acteurs qui contribuent directement ou indirectement à l'activité de l'entreprise : fournisseurs, prestataires, sous-traitants, distributeurs, partenaires, consultants, intermédiaires, filiales ou prestataires numériques. Dans une logique TPRM, l'enjeu est de comprendre les liens entre ces acteurs : dépendances opérationnelles, relations contractuelles, sous-traitance, accès aux données, criticité métier ou exposition géographique. Legalcluster aide à structurer ces relations pour obtenir une vision plus complète de l'exposition au risque.
Il faut évaluer en priorité les tiers qui peuvent exposer l'entreprise à un risque significatif : fournisseurs critiques, prestataires IT, sous-traitants, partenaires commerciaux, distributeurs, consultants, intermédiaires, prestataires manipulant des données sensibles, fournisseurs dépendant d'une zone géographique à risque ou acteurs intervenant dans une activité essentielle. Tous les tiers ne doivent pas être évalués avec le même niveau d'intensité : l'approche doit rester proportionnée à leur criticité et aux risques qu'ils portent.
Les principaux risques à évaluer sont les risques financiers, opérationnels, juridiques, réglementaires, cyber, RGPD, anticorruption, ESG, réputationnels, géographiques et de dépendance. Pour un prestataire IT ou SaaS, l'analyse portera par exemple sur la cybersécurité, l'accès aux données et la continuité de service. Pour un intermédiaire commercial, elle portera plutôt sur l'intégrité, les sanctions, les conflits d'intérêts ou les risques de corruption. L'enjeu est d'adapter les critères d'évaluation au type de tiers et à la nature de la relation.
L'évaluation des risques fournisseurs commence par un recensement clair des tiers, puis par une segmentation selon leur criticité. L'entreprise peut ensuite déclencher le bon niveau de due diligence : questionnaire, collecte documentaire, analyse contractuelle, vérification des certifications, screening, contrôle des bénéficiaires effectifs, revue cyber ou analyse ESG. La décision doit être documentée : acceptation, refus, acceptation sous conditions ou demande de remédiation. Une bonne démarche TPRM repose donc sur la proportionnalité, la traçabilité et le suivi dans le temps.
Les approches traditionnelles reposent souvent sur des fichiers Excel, des emails, des dossiers partagés ou des validations informelles. Elles permettent de collecter de l'information, mais elles montrent vite leurs limites lorsqu'il faut coordonner plusieurs équipes, appliquer des règles différentes selon les risques et prouver les décisions prises. Le TPRM suppose désormais de gérer des flux : un nouveau fournisseur, un prestataire SaaS, un sous-traitant critique, un partenaire commercial ou une entité de la chaîne de valeur peut déclencher des exigences différentes. Sans outil commun, les informations se fragmentent, les doublons se multiplient et la traçabilité devient difficile à démontrer. Une approche intégrée devient donc nécessaire pour relier les données tiers, les risques, les politiques applicables, les validations et les preuves dans un même dispositif opérationnel.
Un même tiers peut entrer plusieurs fois dans l'entreprise : par les achats, une filiale, une équipe métier, un projet IT, un contrat local ou une relation indirecte. Sans référentiel commun, chaque interaction peut créer une fiche distincte, une analyse isolée ou un profil incomplet. Legalcluster centralise les informations tiers dans un référentiel unique tout en permettant plusieurs évaluations rattachées à des contextes différents. L'entreprise conserve ainsi une vision consolidée du tiers, sans empêcher les métiers de gérer leurs propres besoins d'évaluation. Cette logique permet d'éviter les doublons, de mieux qualifier les relations existantes et de fiabiliser les décisions prises sur l'ensemble du portefeuille de tiers.
Un tiers peut porter plusieurs risques en même temps : contractuel, cyber, RGPD, anticorruption, ESG, financier, opérationnel ou réputationnel. Chaque risque appelle une expertise différente et peut nécessiter une validation spécifique. Legalcluster permet d'orchestrer ces analyses multifactorielles en faisant intervenir les bonnes équipes au bon moment : juridique, conformité, achats, IT, DPO, finance, contrôle interne ou métiers. Chacun contribue sur son périmètre, avec une vision partagée de l'avancement et des décisions.
Un dispositif TPRM efficace ne consiste pas à appliquer le même niveau de contrôle à tous les tiers. Les bonnes pratiques reposent au contraire sur une approche proportionnée, où les diligences, les validations et les contrôles sont adaptés à la criticité réelle de chaque tiers. Grâce à son approche par apps et clusters, Legalcluster permet de définir différents niveaux d'évaluation, de validation et de suivi selon les risques identifiés. Les équipes concentrent ainsi leurs efforts sur les tiers les plus critiques, tout en limitant la charge administrative sur les tiers à faible risque. L'objectif est de construire un dispositif à la fois robuste, proportionné et opérationnel, plutôt qu'un processus uniforme, complexe et difficile à maintenir.
En réunissant contrats, échéances et engagements sensibles dans une base fiable, plutôt que dispersés entre outils et fichiers. L'objectif est de rendre les dossiers rapidement mobilisables et les échéances suivies, sans dépendre de la mémoire de quelques personnes.
Ces moments révèlent brutalement les faiblesses d'organisation : on reconstitue dans l'urgence des informations dispersées, on vérifie des responsabilités peu lisibles, on retrouve des validations. Une infrastructure juridique réduit cette fragilité en produisant la preuve dans le cours de l'action : les dossiers deviennent reconstituables rapidement et l'entreprise aborde ces échéances avec plus de maîtrise et moins de décisions prises sous contrainte.
Oui. L'intérêt est de relier contentieux, risques et provisions associées dans un même cadre, pour un pilotage lisible plutôt qu'une collection de suivis séparés. La donnée devient consolidable et exploitable pour anticiper et prioriser.
Elle l'est quand elle est produite dans le cours de l'action, reliée aux validations, aux responsabilités et aux pièces. Structurée, contextualisée et gouvernée, elle devient un actif exploitable pour le pilotage et pour des usages d'IA plus robustes. L'enjeu n'est pas de promettre une technologie abstraite, mais de créer les conditions d'une donnée fiable et réellement utile à la décision.
Dans les systèmes fragmentés, la donnée doit être extraite, réconciliée et retraitée en permanence : coûts de maintien élevés, perte de contexte métier, gouvernance des accès plus difficile. Une infrastructure inverse la logique : la donnée est gouvernée au plus près de l'action, et les usages data et IA prolongent un socle structuré au lieu de réparer un système éclaté.
On choisit un périmètre où la fragmentation coûte déjà du temps ou de la visibilité (gouvernance, délégations, conformité, mémoire des décisions), puis on étend. Pas besoin de tout reprendre d'un coup ni de repartir de zéro : on cible d'abord les zones non couvertes ou à risque, et on réintègre les périmètres historiques au bon moment.
Quatre temps : cadrer le périmètre et la valeur visée, stabiliser un premier socle de référentiels et de rôles, déployer un périmètre utile, puis mesurer les gains et décider de l'extension. L'objectif est une preuve de valeur rapide sur un périmètre prioritaire, pas un grand programme.
Il n'est pas nécessaire d'avoir tout nettoyé et cartographié avant de commencer. Cinq éléments facilitent la trajectoire : un ownership clair porté par la gouvernance, un point d'entrée défini, des référentiels utiles identifiés, des rôles explicites et un premier cercle d'utilisateurs mobilisables.
En comparant l'effort d'un premier périmètre aux gains attendus en productivité, en trésorerie, en réduction du risque et en baisse de la dette d'intégration. Le calcul ne cherche pas à tout monétiser d'emblée : il identifie les zones où les coûts cachés sont assez élevés pour justifier une action rapide.
Ce sont des sujets transversaux (hébergement, authentification, base de données, droits d'accès) traités dans un cadre commun plutôt que réinventés à chaque périmètre. C'est précisément ce qui rend chaque déploiement suivant plus simple : les fondations sont mutualisées, pas reconstruites à chaque app.
Oui, et l'approche reste progressive même en présence de legacy : on commence là où l'existant ne répond pas correctement au besoin (sujets non couverts, risques mal maîtrisés, processus trop manuels, défaut de preuve), puis on réévalue les périmètres déjà outillés lors des renouvellements de contrat ou des décisions de rationalisation.
La proposition de valeur de Legalcluster consiste à offrir aux parties prenantes une expérience collaborative efficace pour : assurer la collecte et la structuration des données, mettre en œuvre le processus d'évaluation et le processus de décision, puis assurer la centralisation et la maintenance dans le temps de la donnée d'évaluation. En revanche, Legalcluster ne fournit pas la donnée elle-même : vous pouvez connecter votre référentiel de tiers aux bases open source (sanctions, bénéficiaires effectifs…) ou aux services de screening (Dun, Dow Jones, Membercheck…) pour accélérer vos travaux d'évaluation.
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