Évaluation des tiers (KYC)

Pour réussir la digitalisation de ses processus d'évaluation, il faut d'abord prendre conscience que ces derniers ne sont pas monolithiques. Ils se déploient dans des contextes variés, selon des modalités particulières mises en oeuvre par des parties prenantes différentes. Ainsi, l'évaluation d'une nouveau fournisseur, ou d'un nouvel intermédiaire, d'un client à l'export ou encore d'une cible dans le cadre d'une opération de M&A, etc. n'impliquera pas les mêmes personnes, ni les mêmes processus. Selon notre expérience, il est donc indispensable de procéder à l'analyse fine de ces différents contextes afin de s'assurer que chaque processus sera digitalisé de manière à apporter aux parties prenantes concernées la valeur ajoutée qu'elle sont en droit d'y attendre.

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Généralement, un processus d'évaluation va mobiliser un "opérationnel"  à l'origine de l'entrée en relation avec un tiers, un expert de la conformité qui va procéder à une évaluation sur la base des informations collectées et le management de l'entreprise qui sera amenée à se prononcer sur l'opportunité d'engager de maintenir ou de faire cesser cette relation. Par ailleurs, les processus d'évaluation étant de plus en plus multidimensionnelles (Sapin II, Données financières, Données SSI, Vigilances, etc.) elles sont susceptibles ne nécessiter l'intervention d'un nombre toujours plus importants de collaborateurs de l'entreprise.

Dans ce contexte, il est fondamental de faciliter la collaboration entre l'ensemble des parties prenantes pour garantir un partage fluide et efficace de l'information au bénéfice de chacune d'entre elles.

Beaucoup d'entreprises ont déjà procédé à un premier travail d'évaluation de leur portefeuille de tiers mais ce faisant, elles ont structuré une base de données ((un simple tableur Excel?)  sans réelle dimension opérationnelle. Le travail d'évaluation est fait, mais d'une part, la donnée se périme rapidement et d'autre part, peu de salariés au sein de l'entreprise bénéficient d'un accès simple et efficace à cette donnée.

D'autres entreprises ont souscrit des abonnements à des plateformes de screening et voient leur données de tiers hébergées sur ces plateformes, obligeant leurs salariés à s'y connecter (pour autant que l'abonnement le permette...) pour y accéder.

Tout ceci manque d'efficacité. D'où la proposition de valeur de Legalcluster qui consiste à permettre de structurer un référentiel de tiers centralisé et partagé au sein de l'entreprise et surtout, connectées à toutes les Apps de la plateforme. Ainsi la donnée de tiers devient accessible de manière transversale tant au titre de la gestion des contrats que des contentieux, des conflits d'intérêts des opérations de sponsoring etc. ce référentiel devient ainsi un outil opérationnel trés efficace et cela change tout.

La proposition de valeur de Legalcluster ici, consiste à offrir aux parties prenantes, une expérience collaborative efficace pour i) assurer la collecte et la structuration des données, ii) la mise en oeuvre du processus d'évaluation et iii) du procesus de décision; puis iv) d'assurer la centralisation et la maintenance dans le temps de la donnée d'évaluation. En revanche, Legalcluster ne fournit pas la donnée elle-même. Pour autant notre plateforme d'API nous permet de connecter notre solution aux bases de données utilisées par nos clients pour offrir une expérience encore plus unifiée et efficaces (sous réserve des caractéristiques propres desdites bases de données).