Définir et comprendre un conflit d’intérêt en entreprise

Alors que l’environnement économique actuel évolue sans cesse, que la transparence et l’éthique sont devenues des impératifs, la gestion des conflits d’intérêts constitue un enjeu majeur pour les entreprises. Ce risque de conflit d'intérêt, souvent sous-estimé, peut fragiliser la gouvernance, affecter la réputation de l’organisation et, dans certains cas, exposer l’entreprise à de lourdes sanctions.

Les entreprises soumises à la loi Sapin 2, c’est-à-dire celles comptant plus de 500 salariés et générant un chiffre d’affaires supérieur à 100 millions d’euros, doivent particulièrement veiller à identifier, prévenir et gérer ces situations délicates. En effet, bien que le législateur ne définit pas explicitement le conflit d’intérêt en entreprise, elle impose la mise en place de dispositifs de conformité visant à lutter contre la corruption.

Face à ces défis, plusieurs questions se posent : comment définir précisément un conflit d’intérêt en entreprise ? Quels sont les risques et les conséquences pour les organisations concernées ? Et surtout, quelles stratégies adopter pour prévenir ces situations ? Il est donc intéressant d’apporter des réponses à ces interrogations et d’explorer les solutions permettant aux entreprises d’assurer leur conformité.

Qu’est-ce qu’un conflit d’intérêts en entreprise ?

La notion de conflit d'intérêt est essentielle dans la gestion des risques éthiques et de conformité au sein des entreprises. Pourtant, contrairement au secteur public, elle ne bénéficie pas d’une définition juridique précise dans le cadre de la loi ou de la jurisprudence française.

Définition légale du conflit d’intérêt dans le secteur public

Dans le secteur de la fonction publique, le conflit d’intérêt pour les fonctionnaires et les administrations est juridiquement défini. La loi n° 2013-907 du 11 octobre 2013, relative à la transparence de la vie publique, stipule qu’un conflit d’intérêt correspond à « toute situation d’interférence entre un intérêt public et des intérêts privés, de nature à influencer ou paraître influencer l’exercice indépendant, impartial et objectif d’une fonction ».

Cette définition vise principalement les agents publics, les élus et toute personne exerçant une mission de service public. Elle encadre les comportements et impose des obligations de déclarations d’intérêts afin d’éviter ou de faire cesser toute atteinte à l’intégrité des décisions publiques. Régulièrement, de nouvelles informations sont données par la Haute Autorité pour la transparence de la vie publique (HATVP) dans le cadre de la prévention des conflits d’intérêts.

Exemples de conflits d’intérêt dans le secteur public

• Un haut fonctionnaire ou agent public chargé de l’attribution d’un marché public qui possède des liens personnels ou financiers avec l’une des entreprises soumissionnaires.
• Un élu local participant à une décision d’aménagement urbain dont bénéficierait une entreprise dirigée par un membre de sa famille.
• Un magistrat impliqué dans une affaire judiciaire où l’une des parties est un proche ou une connaissance.

Bien que ces exemples concernent exclusivement le secteur public, ils illustrent bien les mécanismes des conflits d’intérêts et leurs risques en matière de partialité et de gouvernance.

Définition du conflit d’intérêt en entreprise

Dans le secteur privé, un conflit d’intérêt se produit lorsqu’un collaborateur, un dirigeant ou un actionnaire se trouve dans une situation où des intérêts publics ou privés interfèrent avec ses responsabilités professionnelles, ce qui pourrait compromettre son objectivité et son engagement envers l’entreprise.

Un conflit d’intérêt en entreprise peut ainsi être défini comme toute situation d’interférence entre une fonction exercée au sein d’une organisation et un intérêt personnel, de sorte que cette interférence influe ou paraisse influer sur l’exercice impartial et loyal de cette fonction.

Exemples de conflits d’intérêts en entreprise

• Relations familiales et décisions professionnelles : un manager impliqué dans le processus de recrutement qui sélectionne une personne avec qui il a des liens familiaux sans passer par un processus objectif.
• Activités concurrentielles : un salarié occupant un poste clé dans une entreprise qui travaille en parallèle pour une société concurrente.
• Investissements financiers : un cadre dirigeant qui possède des parts dans une entreprise avec laquelle il négocie des contrats.
• Cadeaux et avantages : un employé en charge des achats qui accepte des cadeaux de la part d’un fournisseur en échange de conditions préférentielles.

Ces situations de conflits d’intérêt, même perçues comme anodines, peuvent altérer la prise de décision, fragiliser la gouvernance et, in fine, nuire à la crédibilité et à la nécessité de transparence de l’organisation.

Face à ces risques, les entreprises doivent mettre en place des dispositifs clairs de prévention et de gestion des conflits d’intérêts, notamment en instaurant des procédures de déclaration, des mécanismes d’évaluation et un registre de suivi des conflits potentiels.

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La loi Sapin II : des mesures efficaces contre les conflits d’intérêts

La loi Sapin II, adoptée en 2016, constitue un pilier essentiel dans la lutte contre la corruption en entreprise. Si la gestion des conflits d’intérêts n’est pas explicitement listée parmi les obligations définies à l’article 17, II, elle demeure un enjeu fondamental en matière de gouvernance et de conformité. En effet, un conflit d’intérêts mal géré peut être le point de départ d’une situation de corruption, ce qui justifie la nécessité pour les entreprises de mettre en place des dispositifs de prévention des conflits et de contrôle.

Quel est le but de la loi Sapin II ?

La loi Sapin II vise à renforcer la transparence économique et à prévenir les atteintes à la probité au sein des entreprises françaises. Son principal objectif est d’imposer aux grandes entreprises un programme de conformité anti-corruption basé sur des mesures préventives et correctives. Ce cadre réglementaire oblige les organisations concernées à identifier, analyser et limiter les risques liés aux pratiques de corruption et de favoritisme exercées. Elle favorise la transparence, le respect des règles de l’éthique et du code déontologique des entreprises.

Qui cela concerne-t-il ?

Les obligations prévues par la loi Sapin II s’appliquent aux entreprises et aux groupes de grande envergure, qu’ils soient établis en France ou sous le contrôle d’une société mère française. Pour être soumis à ces dispositions, une entreprise doit remplir au moins l’un des critères suivants :

• Employeur d’au moins 500 salariés, ou appartenir à un groupe dont la société mère est implantée en France et dont l’effectif total est d’au moins 500 salariés.
• Chiffre d’affaires annuel ou chiffre d’affaires consolidé du groupe supérieur à 100 millions d’euros.

L’ensemble des collaborateurs et dirigeants de ces entreprises sont donc concernés par la mise en place des mesures de conformité, notamment en ce qui concerne les situations à risque telles que les conflits d’intérêts.

Quelles sont les mesures à prendre ?

L’article 17, II de la loi Sapin II impose aux entreprises assujetties de mettre en place un programme de conformité robuste, intégrant plusieurs mesures obligatoires :

• Un code de conduite anti-corruption, intégré au règlement intérieur, précisant la déontologie de l’entreprise, les comportements interdits et les obligations des collaborateurs.
• Un dispositif d’alerte interne, permettant de signaler toute situation de conflit d’intérêt potentiel ou de corruption.
• Une cartographie des risques, identifiant les situations et services les plus exposés aux pratiques illégales.
• Des procédures d’évaluation des tiers (clients, fournisseurs, partenaires) pour s’assurer de leur conformité.
• Des contrôles comptables, garantissant que les transactions ne servent pas de support à des pratiques frauduleuses.
• Un programme de formation dédié aux salariés les plus exposés aux risques de conflits d’intérêts et de corruption.
• Un régime disciplinaire, permettant de sanctionner les personnes concernées par les manquements aux règles établies.
• Un dispositif de contrôle et d’évaluation, pour assurer un suivi régulier et améliorer la politique de conformité.

Bien que la loi ne fasse pas de la gestion des conflits d’intérêts une obligation spécifique, elle encourage fortement leur prévention. Dès lors, la mise en place d’un registre des conflits d’intérêts et de procédures de déclaration apparaît comme une solution efficace pour anticiper les risques et garantir la transparence des décisions prises au sein de l’entreprise.

Quels sont les enjeux liés à la gestion des conflits d’intérêts en entreprise ?

La gestion des conflits d’intérêts représente un enjeu stratégique pour les entreprises. Une mauvaise prise en charge de ces situations peut fragiliser la gouvernance, détériorer la confiance des parties prenantes et, à terme, nuire à la performance de l’organisation.

Les enjeux pour l’entreprise

1. Image de l’entreprise

Les scandales liés aux conflits d’intérêts peuvent avoir un impact direct sur la réputation d’une entreprise. Une exposition médiatique négative ou des soupçons de favoritisme et de collusion peuvent ébranler la confiance des clients, partenaires et investisseurs. Une entreprise perçue comme peu transparente ou tolérant des pratiques douteuses risque de perdre en attractivité sur son marché.

2. Impact sur la gouvernance

Un conflit d’intérêt mal géré peut remettre en question l’intégrité et l’impartialité des décisions stratégiques. Dans certaines entreprises, l’absence de dispositifs de contrôle peut conduire à des prises de décision biaisées. Ainsi, certains collaborateurs ayant pris des décisions sous influence extérieure peuvent compromettre l’intérêt général de l’entreprise. Cela peut créer un climat propice aux abus et fragiliser la gouvernance globale de l’entreprise.

3. Impact sur les équipes

Les conflits d’intérêts peuvent également affecter l’équité et la cohésion au sein des équipes. Lorsqu’un collaborateur est perçu comme bénéficiant de traitements de faveur en raison de relations personnelles ou d’intérêts financiers externes, cela peut engendrer un sentiment d’injustice et affecter la motivation des équipes. À long terme, une gestion inadéquate de ces conflits peut conduire à des tensions internes, voire à une augmentation du turnover des employés.

4. Impact sur les clients

Un conflit d’intérêt peut nuire à la qualité des services ou des produits proposés par l’entreprise. Par exemple, un fournisseur choisi pour des raisons subjectives plutôt que pour la qualité et la compétitivité de son offre peut compromettre la satisfaction des clients et, in fine, la pérennité des relations commerciales. 

Comment Legalcluster peut vous accompagner ?

La gestion des conflits d’intérêts ne peut être efficace sans une approche collaborative impliquant l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise. Chaque acteur a un rôle à jouer pour garantir une gestion transparente et rigoureuse des situations à risque. C’est dans cette optique que nous vous proposons une solution numérique conçue pour structurer, centraliser et faciliter la déclaration et le suivi des conflits d’intérêts.

Grâce à l’automatisation des déclarations, les collaborateurs peuvent signaler rapidement et simplement un conflit d’intérêt potentiel. Les déclarations sont centralisées dans un registre unique, permettant une gestion efficace et une meilleure visibilité des risques. 

Enfin, notre solution renforce l’auditabilité des processus grâce à une documentation complète et une réelle traçabilité des actions menées. Chaque déclaration d’intérêts, chaque analyse et chaque décision prise sont enregistrées de manière sécurisée. En structurant et en simplifiant la gestion des conflits d’intérêts, nous permettons aux entreprises de se concentrer sur leur performance tout en assurant une gouvernance transparente et efficace.

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Conclusion

La gestion des situations de conflits d’intérêts est un enjeu clé pour assurer la conformité et préserver la réputation des entreprises. Le cas échéant, une approche efficace permet de limiter les risques, de renforcer la gouvernance et d’instaurer des règles de transparence.

Grâce à des solutions comme Legalcluster, les entreprises peuvent veiller à la transparence, automatiser la déclaration des conflits, centraliser leur gestion et faciliter la collaboration entre toutes les parties prenantes. En structurant ces démarches, elles sécurisent leurs pratiques déontologiques, renforcent leur conformité et garantissent des décisions impartiales et éthiques.