La Cartographie des Risques Sapin II Une Boussole Indispensable pour une Conformité Exemplaire

Imaginez-vous naviguer en pleine mer sans carte ni boussole. Anxiogène, non ? Une entreprise sans cartographie des risques se trouve dans une situation similaire : elle avance à tâtons, exposée à des écueils majeurs, tels que la corruption, les conflits d’intérêts ou encore les détournements de fonds. Heureusement, la cartographie des risques, préconisée par l’Agence Française Anticorruption (AFA), offre une méthode structurée pour identifier, évaluer et gérer ces périls.

Dans cet article, nous vous proposons une lecture éclairée et illustrée des recommandations de l’AFA en matière de cartographie des risques afin de vous permettre de mieux comprendre pourquoi elle est indispensable, comment la mettre en place et, surtout, comment la digitalisation peut transformer cet outil en un levier stratégique.

Qu'est-ce qu'une Cartographie des Risques ?

La cartographie des risques est une analyse systématique et documentée qui identifie, évalue et hiérarchise les risques auxquels une organisation est exposée dans le cadre de ses activités. Figurant dans l’article 17 de la loi dite Sapin II du 9 décembre 2016, elle constitue la pierre angulaire de tout dispositif anticorruption.

Pourquoi est-elle essentielle ?

La cartographie des risques est essentielle à bien des égards. Elle permet notamment :

• Prévention proactive : Elle anticipe les risques de corruption et les manquements avant qu’ils ne se matérialisent.
• Gestion optimisée : Elle guide les actions correctives et les plans de maîtrise des risques pour garantir un suivi rigoureux des procédures d’évaluation et de la conformité aux normes de la politique anti-corruption.
• Conformité légale : Elle répond aux exigences réglementaires, notamment celles imposées par la loi Sapin II, en assurant une meilleure pratique de prévention et de détection des pratiques frauduleuses.
• Réputation protégée : En maîtrisant les risques, l’entreprise préserve sa crédibilité et sa réputation auprès de ses parties prenantes. Elle évite également de se faire sanctionner pour manquement aux obligations de la cartographie des risques de corruption.
• Outil de pilotage stratégique : La cartographie des risques devient une boussole pour orienter les priorités et décisions stratégiques. Elle permet de prévenir plutôt que de guérir et constitue un pilier de la mise en conformité des entreprises face aux nouvelles réglementations.

Exemples concrets de risques identifiés :

• Conflits d’intérêts dans les processus de décision, comme lorsqu’un collaborateur évalue une proposition impliquant un proche.
• Corruption et pots-de-vins lors de négociations avec des tiers, notamment dans l’attribution de marchés publics.
• Fraude financière dans le cadre de subventions, par exemple via des surfacturations ou de fausses déclarations.

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Les Étapes pour Élaborer une Cartographie des Risques

Créer une cartographie des risques peut sembler complexe, mais une démarche méthodique simplifie grandement l’exercice.

Identifier les parties prenantes et leurs rôles

1. Instance dirigeante : Valide et supervise. Elle donne le ton et montre l’exemple en matière d’intégrité et de déontologie.
2. Responsable conformité : Coordonne l’ensemble du processus, s’assure de sa cohérence et de l’actualisation de la cartographie en lien avec les obligations de transparence internationale et nationale.
3. Responsables des processus décisionnels : Ils identifient les risques spécifiques à leurs domaines et contribuent à la mise à jour de la cartographie afin de prévenir et détecter d’éventuels manquements.
4. Responsable de la maîtrise des risques : Il définit la méthodologie de gestion des risques et collabore étroitement avec le responsable conformité.
5. Personnel opérationnel : Ils partagent leur expertise terrain pour enrichir l’identification et l’évaluation des risques pour un programme de compliance efficace.

Cartographier les processus

Listez toutes les activités de l’organisation, comme la gestion des achats, les relations avec des tiers ou encore les donations et subventions. Chaque activité peut cacher des vulnérabilités ou des formes de corruption spécifiques. Une analyse fine de ces processus est essentielle pour ne rien omettre.

Définir les scénarios de risques‍

Pour chaque processus, identifiez des situations concrètes susceptibles de générer un risque. Exemple : « Non-déclaration d’un conflit d'intérêt par un agent en charge d’une attribution de subvention. ». Ce type d’oubli peut être considéré comme un manquement et favoriser le trafic d’influence au sein de l’organisation. Ces scénarios doivent être documentés pour en faciliter l’évaluation et la priorisation.

Évaluer les risques

4. Gravité : Quel est l’impact potentiel ? (par exemple, financier, réputationnel, juridique). Une mauvaise évaluation peut exposer l’entreprise à des sanctions pénales importantes.
5. Probabilité : Quelle est la probabilité que ce risque se concrétise ? Certains secteurs, notamment le secteur public ou celui de la construction, sont plus exposés à certaines pratiques frauduleuses.
6. Facteurs aggravants : Quels sont les éléments qui pourraient accentuer ce risque ? Par exemple, opérer dans des zones géographiques à haut risque ou gérer des activités hautement sensibles peut accroître la nécessité d’un dispositif de prévention.

Une distinction importante à faire lors de cette évaluation est celle entre les risques bruts et les risques nets ou résiduels :

• Risque brut : Il représente le niveau de risque initial, avant toute mesure de maîtrise. Par exemple, un risque de corruption transnationale élevé dans un pays classé à haut risque.
• Risque net ou résiduel : Ce niveau de risque est calculé après avoir pris en compte les mesures de contrôle ou d’atténuation mises en place, comme des audits réguliers ou une politique stricte d'application du code de conduite.

Cette distinction permet de prioriser les actions et d’optimiser les ressources, en s’attaquant aux risques les plus critiques après contrôle.

Hiérarchiser les risques‍

Regroupez les risques en fonction de leur criticité pour prioriser les mesures de maîtrise. Cette hiérarchisation repose sur une matrice croisant gravité et probabilité pour identifier les risques nécessitant une attention immédiate et éviter toute violation des réglementations en vigueur. Un classement efficace contribue à une meilleure répression de la corruption.

Formaliser et mettre à jour

La cartographie doit être documentée, validée par les instances dirigeantes, et régulièrement mise à jour pour refléter les évolutions internes et externes. Par exemple, un changement de périmètre géographique ou une nouvelle réglementation peut nécessiter une révision.

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Pas une mais « des » cartographies

Si l’on parle de « cartographie » au singulier, il ne faut pas se méprendre pour autant. Il n’existe pas UNE cartographie universelle mais bien une infinité de cartographies dont les spécificités seront propres à chaque type organisation, à chaque domaine ou périmètre d’activité. 

Ainsi certains exemples ou modèles de cartographie, conçus pour un domaine d’activité particulier, pourront vous aider dans l’élaboration de votre propre cartographie. Mais en fin de compte, cet exercice vous est propre et votre cartographie doit être élaborée à partir de vos caractéristiques uniquement.

Selon notre expérience, la plupart des entreprises (groupe international ou leader français) avec lesquelles nous travaillons, ont déjà établi la structure de leur cartographie, le cas échéant avec leurs conseils. La difficulté à laquelle elles font face aujourd’hui consiste à en assurer le déploiement et la gestion dans le temps, périmètre par périmètre, au sein de leur organisation. En ce sens, le chantier de cartographie consiste à coordonner, à orchestrer, la réalisation de plusieurs cartographies concomitamment, chacune d’elles étant singulière.

Les Bénéfices de la Digitalisation de la Cartographie

Une cartographie sur papier, c’est bien, mais une cartographie digitalisée, c’est encore mieux.

ET voici les principales raisons :

• Centralisation des données : Toutes les informations sont regroupées en un seul endroit, accessibles en temps réel.
• Collaboration facilitée : Les parties prenantes peuvent travailler simultanément grâce à des outils collaboratifs, même à distance.
• Mise à jour simplifiée : Ajoutez, modifiez ou ajustez des données en quelques clics. Cela garantit une réactivité accrue face aux évolutions.
• Analyse et reporting : Exploitez des tableaux de bord intuitifs pour suivre les risques en un coup d'œil et générer des rapports personnalisés pour vos comités de direction.
• Traçabilité renforcée : Les audits sont facilités grâce à un historique des mises à jour et des actions effectuées, garantissant une transparence totale.

Parmi ces raisons, l’une s’avère particulièrement essentielle dans l’élaboration de votre cartographie : la COLLABORATION. En effet, établir sa cartographie des risques est tout sauf un exercice solitaire. Il suffit de regarder les différentes étapes pour découvrir que la première consiste en l’identification des parties prenantes et de leurs rôles. Vous serez donc confrontés dès le départ à une nécessité de collaborer avec l’ensemble des acteurs qui participeront, directement ou indirectement, de près ou de loin, à la construction de votre cartographie. 

Et les étapes suivantes ne sont guère moins collaboratives. Qu’il s’agisse de cartographier les processus ou d’établir les scenarios de risque, il y a peu de chance que tout soit stocké dans la tête d’une seule et même personne. Vous devrez donc encore une fois travailler main dans la main avec l’ensemble des collaborateurs concernés par tous les processus de votre organisation. 

Vous l’aurez compris, la collaboration est centrale dans l’élaboration d’une cartographie de risques précise et juste. En facilitant cette collaboration, en cassant les silos opérationnels, et en fluidifiant les échanges, la digitalisation se révèle donc comme un accélérateur de conformité. 

Et au-delà de la collaboration, la digitalisation permettra une plus grande efficience opérationnelle grâce à des fonctionnalités comme :

• Visualisation dynamique des risques à travers des graphes interactifs et des « cartes de chaleur » (heatmap).
• Alertes automatisées pour suivre les mises à jour critiques ou les dépassements de seuils définis.
• Intégration aux autres outils de conformité, comme les registres de cadeaux, les évaluations des tiers ou la gestion des contentieux.
• Sécurisation des données : Une plateforme digitale offre des garanties robustes pour protéger des informations sensibles.

Legalcluster : Votre partenaire digital pour une Cartographie des Risques Optimisée et plus encore

Avec Legalcluster, vous bénéficiez d’une solution idéale pour digitaliser votre cartographie des risques. 

Voici certains des points forts de notre solution pour répondre à vos besoins :

• Des espaces collaboratifs : les collaborateurs impliqués travaillent ensemble dans des espaces dédiés, permanents, qui unifient l’information et facilitent la communication
• Des processus simplifiés : Impliquez vos collaborateurs grâce à des workflows intuitifs qui simplifient les processus.
• Des tableaux de bord personnalisés : Visualisez vos risques avec des filtres et options adaptés à vos besoins, pour une analyse plus ciblée.
• Une intégration fluide : Connectez votre cartographie à d’autres modules, comme la gestion des tiers, des contrats ou des délégations de pouvoir, pour une gestion centralisée et simplifiée.
• Une sécurité maximale : Protégez vos données sensibles grâce à une infrastructure conforme aux standards internationaux. Legalcluster garantit également une gestion des accès fine et contrôlée.
• Support et accompagnement : Profitez d’un accompagnement par nos partenaires experts pour adapter l’outil à vos besoins spécifiques et assurer une prise en main rapide par vos équipes.
• Une donnée rapportable et auditable : toute la donnée contribuée au travers de notre solution est tracée, centralisée afin d’en assurer une parfaite auditabilité. 

Et Legalcluster étant une plateforme intégrée, vous pouvez à tout moment souscrire les Apps dont vous avez besoin pour réduire vos risques et augmenter votre conformité : votre travail de cartographie a révélé un risque dans la gestion de vos conflits d’intérêt ? Souscrivez l’App dédiée et traiter le risque efficacement. Vous avez besoin d’améliorer la gestion de vos cadeaux ou de votre cartographie de tiers ? Nos Apps sont là pour servir ces objectifs durablement. 

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Conclusion

La cartographie des risques est bien plus qu’une obligation légale. C’est un outil stratégique qui permet de prévenir la corruption, d’identifier les pratiques de corruption et de protéger les entreprises contre les aléas éthiques, financiers et juridiques. En garantissant une meilleure mise en place de la conformité, elle répond aux exigences de transparence économique et aide à limiter les délits liés aux risques de fraude ou de conflits d’intérêts.

Grâce à la digitalisation, il est possible d’optimiser la gestion des risques et de renforcer la probité des organisations. Notamment avec des plateformes adaptées, comme Legalcluster, les entreprises peuvent structurer un programme de conformité efficace, intégrer un dispositif d’alerte performant et assurer la protection des lanceurs d’alerte. Une approche digitale permet également de faciliter les signalements, d’améliorer la détection de la corruption et de s’aligner sur la recommandation de l’Agence Française Anticorruption.

Lutter contre la corruption ne se limite pas à une simple exigence réglementaire. C’est un impératif stratégique pour garantir une gouvernance saine et éviter les sanctions. En adoptant une cartographie des risques digitalisée avec Legalcluster, les entreprises françaises prennent une longueur d’avance et favorisent une éthique des affaires irréprochable.

Prêt à passer à l’action ? Contactez-nous pour une démonstration personnalisée et découvrez comment Legalcluster peut vous accompagner dans la maîtrise de vos risques. Avec Legalcluster, assurez-vous une gouvernance exemplaire et une transparence économique renforcée.

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